為規(guī)范公司采購人員為合作實體店采購計算機軟硬件及輔助設備批發(fā)相關產(chǎn)品的行為，明確流程、權責與標準，確保采購活動高效、透明、合規(guī)，并保障公司與合作方的共同利益，特制定本辦法。

一、 總則

1. 目的與適用范圍：本辦法適用于本公司所有采購人員，為其負責的、與合作實體店相關的計算機、服務器、網(wǎng)絡設備、外圍設備、存儲設備、各類正版軟件及技術輔助設備等批發(fā)采購業(yè)務。
2. 核心原則：采購活動須遵循“公開透明、公平競爭、公正擇優(yōu)、誠實信用、成本效益、合規(guī)合法”的原則，確保所購產(chǎn)品符合合作方需求、行業(yè)標準及國家法律法規(guī)。

二、 采購流程規(guī)范

1. 需求確認與計劃制定：

• 采購人員須與合作實體店指定對接人進行充分溝通，明確其具體需求，包括設備型號、技術參數(shù)、性能指標、數(shù)量、預算范圍、交付時間、售后服務要求等，并形成書面《采購需求確認單》，經(jīng)雙方簽字確認。

• 根據(jù)確認的需求，制定詳細的《采購計劃書》，明確采購方式、潛在供應商評估標準、時間節(jié)點等，報請部門負責人及公司相關管理層審批。

1. 供應商選擇與評估：

• 原則上應通過公開詢價、競爭性談判或招標等方式選擇供應商。對于長期合作、信譽良好的優(yōu)質供應商，可按公司規(guī)定采用簡化流程，但須保留完整的比價或議價記錄。

• 供應商評估應重點考察其企業(yè)資質、授權證明（特別是品牌代理資質）、產(chǎn)品質量、市場價格、供貨能力、技術支持和售后服務水平等。

1. 合同簽訂與訂單執(zhí)行：

• 確定供應商后，須按照公司合同管理規(guī)定簽訂正式的采購合同或訂單。合同內容應清晰載明產(chǎn)品清單、規(guī)格、單價、總價、交付與驗收標準、付款方式、保修條款、違約責任等。

• 采購人員負責跟蹤訂單執(zhí)行，督促供應商按時保質交貨，并協(xié)調物流運輸至合作實體店指定地點。

1. 到貨驗收與入庫：

• 貨物送達合作實體店后，采購人員應會同合作方指定人員依據(jù)合同和《采購需求確認單》進行現(xiàn)場驗收，核對數(shù)量、型號，檢查外觀及基本功能。涉及復雜設備或軟件的，可協(xié)調供應商技術人員共同參與。

• 驗收合格后，雙方簽署《到貨驗收單》。合作方完成其內部入庫或接收手續(xù)，并將驗收單副本反饋至公司采購部門備案。

1. 付款申請與歸檔：

• 采購人員憑生效的合同、驗收合格單據(jù)、供應商發(fā)票等完整憑證，按照公司財務流程提交付款申請。

• 整個采購流程中的所有文件，包括需求單、計劃書、詢價記錄、合同、驗收單、溝通記錄等，須及時整理歸檔，確保采購過程的可追溯性。

三、 采購人員行為準則

1. 廉潔自律：嚴禁采購人員接受供應商的任何形式的回扣、傭金、有價證券、貴重禮品或不當利益輸送。嚴禁任何可能影響公正采購的私人關系介入。
2. 信息保密：對合作方的采購需求、預算信息及公司的采購策略、供應商信息等負有保密義務，不得泄露給無關方。
3. 專業(yè)負責：應不斷學習計算機軟硬件產(chǎn)品知識，了解市場動態(tài)和技術發(fā)展趨勢，為合作方提供專業(yè)、負責任的采購建議。
4. 維護關系：作為公司與合作實體店的重要紐帶，應積極溝通，及時反饋問題，維護良好的合作關系。

四、 特殊情形處理

1. 緊急采購：遇合作方緊急需求（如設備突發(fā)故障需緊急替換），可啟動快速采購通道，但事后須補全審批和說明手續(xù)。
2. 退換貨與售后服務：采購人員負責協(xié)調處理合作方提出的產(chǎn)品質量問題、退換貨要求及合同約定的售后服務事宜，積極維護合作方權益。
3. 市場變化：如遇市場價格劇烈波動或產(chǎn)品更新?lián)Q代，應及時與合作方溝通，協(xié)商調整采購方案。

五、 監(jiān)督與責任

1. 公司采購部、財務部及審計部門有權對本辦法的執(zhí)行情況進行定期或不定期檢查。
2. 對于違反本辦法規(guī)定的采購人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、經(jīng)濟處罰、調離崗位直至解除勞動合同等處理；涉嫌違法的，將移送司法機關處理。
3. 因采購人員失職、瀆職或違規(guī)操作給公司或合作方造成經(jīng)濟損失的，須承擔相應的賠償責任。

本辦法自發(fā)布之日起實施，由公司采購部負責解釋與修訂。